Khi hồ sơ doanh nghiệp được sử dụng ngoài quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nơi phát hành, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu tài liệu phải được công chứng, chứng nhận, cấp Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Việc chuẩn bị đúng hình thức ngay từ đầu giúp hạn chế nguy cơ hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý hoặc phát sinh thêm chi phí.
BeyondIncorp hỗ trợ rà soát và điều phối thủ tục hợp thức hóa hồ sơ doanh nghiệp được cấp tại Singapore, Hong Kong và Anh Quốc (UK), căn cứ vào loại giấy tờ, quốc gia tiếp nhận và mục đích sử dụng thực tế.
Mỗi hồ sơ có thể áp dụng một quy trình khác nhau. Apostille không thay thế hợp pháp hóa lãnh sự trong mọi trường hợp; yêu cầu cuối cùng phụ thuộc vào quốc gia và cơ quan tiếp nhận tài liệu.
Hợp thức hóa lãnh sự là quy trình xác nhận chữ ký, chức danh, con dấu hoặc nguồn gốc của tài liệu để giấy tờ được xem xét sử dụng tại một quốc gia khác. Tùy từng trường hợp, quy trình có thể bao gồm công chứng, chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền tại nơi phát hành và xác nhận của cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự liên quan.
Apostille là chứng nhận được cấp theo Công ước La Hay năm 1961. Khi Công ước được áp dụng giữa nơi cấp và nơi tiếp nhận tài liệu, Apostille có thể thay thế chuỗi thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
Apostille hoặc xác nhận lãnh sự chỉ chứng thực nguồn gốc của tài liệu, chữ ký, chức danh và con dấu liên quan; không xác nhận nội dung tài liệu là đúng, cũng không mặc nhiên bảo đảm cơ quan tiếp nhận sẽ chấp thuận hồ sơ.
Hồ sơ thường cần được chứng nhận hoặc hợp thức hóa khi doanh nghiệp sử dụng tài liệu ở nước ngoài để:
| Nhóm tài liệu | Ví dụ thường gặp |
|---|---|
| Hồ sơ thành lập doanh nghiệp | Giấy chứng nhận thành lập, hồ sơ đăng ký kinh doanh, điều lệ hoặc tài liệu tương đương. |
| Hồ sơ tình trạng pháp lý | Giấy chứng nhận tình trạng hoạt động, trích lục doanh nghiệp, chứng nhận đương nhiệm hoặc tài liệu tương đương. |
| Hồ sơ quản trị | Nghị quyết, biên bản họp, giấy ủy quyền, danh sách giám đốc, cổ đông hoặc chủ sở hữu hưởng lợi. |
| Tài liệu giao dịch | Hợp đồng, bản tuyên bố, thư xác nhận hoặc tài liệu phục vụ ngân hàng, đầu tư và thủ tục hành chính. |
Danh mục trên mang tính tham khảo. Một số tài liệu tư nhân có thể phải được công chứng trước khi được cơ quan có thẩm quyền xác nhận.
| Khu vực | Cơ quan Apostille | Phạm vi BeyondIncorp hỗ trợ |
|---|---|---|
| Singapore | Singapore Academy of Law (SAL) | Rà soát tài liệu doanh nghiệp, xác định yêu cầu công chứng và điều phối thủ tục chứng nhận hoặc Apostille phù hợp. |
| Hong Kong | Apostille Service Office thuộc High Court Registry | Kiểm tra điều kiện của tài liệu, hỗ trợ công chứng khi cần và điều phối thủ tục Apostille đối với hồ sơ đủ điều kiện. |
| Anh Quốc (UK) | Legalisation Office thuộc FCDO | Rà soát hồ sơ, yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc công chứng và điều phối Apostille bản giấy hoặc điện tử khi đáp ứng điều kiện. |
Lưu ý: Việc một tài liệu được cấp Apostille không có nghĩa tài liệu đó đương nhiên được chấp nhận tại mọi quốc gia. Nếu Công ước Apostille không áp dụng hoặc cơ quan tiếp nhận có yêu cầu riêng, hồ sơ có thể phải thực hiện thêm bước xác nhận ngoại giao, lãnh sự, dịch thuật hoặc chứng thực bản dịch.
Xác định nơi phát hành, quốc gia tiếp nhận, mục đích sử dụng, loại tài liệu, số lượng bản và thời hạn dự kiến.
Kiểm tra tài liệu có thể sử dụng trực tiếp hay cần cấp lại, công chứng, chứng nhận bản sao, chứng thực chữ ký hoặc dịch thuật.
BeyondIncorp gửi phạm vi công việc, lộ trình xử lý, chi phí dự kiến và các điều kiện cần thiết trước khi triển khai.
Hồ sơ được chuyển đến đối tác hoặc cơ quan liên quan để thực hiện các bước công chứng, chứng nhận, Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo phương án đã thống nhất.
BeyondIncorp kiểm tra hình thức tài liệu sau xử lý, cập nhật tiến độ và bàn giao bản điện tử hoặc bản giấy theo phạm vi dịch vụ.
Bản scan được sử dụng để đánh giá ban đầu. Trong quá trình triển khai, khách hàng có thể phải cung cấp bản gốc, bản sao có chứng nhận hoặc ký lại tài liệu trước công chứng viên.
Thời gian và chi phí phụ thuộc vào nơi phát hành, loại tài liệu, yêu cầu công chứng, hình thức Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, số lượng bản và phương thức chuyển phát. Vì vậy, BeyondIncorp chỉ xác nhận báo giá và thời gian dự kiến sau khi đã kiểm tra bản scan hồ sơ.
Thời hạn do BeyondIncorp cung cấp là dự kiến và có thể thay đổi theo lịch làm việc, yêu cầu bổ sung hoặc thời gian xử lý của cơ quan có thẩm quyền và đơn vị chuyển phát.
Không hoàn toàn. Apostille là cơ chế đơn giản hóa việc chứng nhận tài liệu giữa các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ áp dụng Công ước La Hay năm 1961. Khi Công ước không áp dụng, hồ sơ có thể phải thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.
Không. Apostille xác nhận nguồn gốc của tài liệu công, chữ ký, chức danh người ký và con dấu liên quan; không xác nhận tính đúng sai của nội dung tài liệu.
Bản scan thường đủ để BeyondIncorp đánh giá ban đầu. Tuy nhiên, việc xử lý chính thức có thể yêu cầu bản gốc, bản sao có chứng nhận hoặc tài liệu đã được công chứng.
Điều này phụ thuộc vào ngôn ngữ của tài liệu và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Trong một số trường hợp, bản dịch cũng phải được công chứng hoặc chứng thực theo đúng trình tự.
Không thể bảo đảm trong mọi trường hợp. Cơ quan tiếp nhận vẫn có thể yêu cầu tài liệu còn hiệu lực, đúng mẫu, có bản dịch, bản gốc hoặc thêm giấy tờ hỗ trợ. Vì vậy, nên xác nhận yêu cầu với bên tiếp nhận trước khi triển khai.
Hãy gửi bản scan tài liệu, quốc gia tiếp nhận và mục đích sử dụng. BeyondIncorp sẽ rà soát phương án phù hợp, thông báo rõ phạm vi, chi phí và thời gian dự kiến trước khi triển khai.
Nhận tư vấn hồ sơ Hotline/Zalo/WhatsApp: (+84) 0813 405 565
Thông tin trên mang tính tham khảo chung. Yêu cầu chứng nhận và hợp thức hóa có thể thay đổi theo quốc gia, loại tài liệu, mục đích sử dụng và quy định của cơ quan tiếp nhận tại thời điểm nộp hồ sơ.
